Gegevensbescherming voor klokkenluiders

Gegevensbescherming

De bescherming van uw privacyrechten tijdens de verwerking van persoonlijke gegevens is belangrijk voor Scania. We verwerken persoonlijke gegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU en in overeenstemming met de nationale wettelijke bepalingen.

Verwerkingsverantwoordelijke en aanspreekpunt

De verwerkingsverantwoordelijke zoals gedefinieerd door de wet op de gegevensbescherming voor de gegevensverwerking met betrekking tot de ontvangst, beoordeling en het onderzoek van de tip is:

Scania CV AB

SE-151 87 Södertälje, Zweden

In geval van mogelijke ernstige overtredingen van de regelgeving treedt Scania op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke met:

TRATON SE
Hanauer Str. 26
80992 München, Duitsland

Gebruik het contactformulier om contact op te nemen met het Scania-team voor gegevensbescherming of om uw rechten als betrokkene uit te oefenen.

Doel
Scania verwerkt uw gegevens voor de volgende doeleinden:
Het beoordelen en verwerken van uw tip en het uitvoeren van noodzakelijke onderzoeken tegen de betrokken persoon of personen die hiermee in verband worden gebracht, en, indien van toepassing, voor communicatie met autoriteiten en rechtbanken in verband met uw tip, communicatie met internationale advocaten en accountants of andere onderzoekspersonen die door Scania of TRATON SE zijn ingeschakeld.

Geen verplichting om uw persoonlijke gegevens te verstrekken
Je kunt een tip doorgeven zonder uw persoonlijke gegevens te delen (anonieme tip). U bent dus niet verplicht om uw persoonlijke gegevens te verstrekken.

Type verzamelde persoonlijke gegevens
We verzamelen de volgende persoonlijke gegevens en informatie wanneer u een tip indient:

• uw naam en/of persoonlijke contact- en identificatiegegevens, indien u uw identiteit bekendmaakt (niet-anonieme tip)

• uw professionele contact- en (professionele) organisatiegegevens, indien door u verstrekt (niet-anonieme tip), en, indien van toepassing

• de namen van personen en andere persoonlijke gegevens van de personen die in uw tip zijn genoemd.

Rechtsgrondslag

De verwerking van uw persoonlijke gegevens wordt gerechtvaardigd door de volgende rechtsgrondslag:

• Verzamelen, verwerken en openbaar maken van persoonlijke gegevens van de personen die in uw tip zijn opgenomen en in het geval dat de klokkenluider ervoor kiest niet anoniem te blijven: ter behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde partij (punt f) van artikel 6, lid 1, van de AVG). Het is een legitiem belang van Scania om overtredingen van de wet en ernstige plichtsverzuim van werknemers in het hele bedrijf op een effectieve manier met een hoge mate van vertrouwelijkheid te identificeren, te verwerken, te rectificeren en te bestraffen om schade en aansprakelijkheidsrisico's voor Scania te voorkomen.

• Openbaarmaking van persoonlijke gegevens in geval van een niet-anonieme tip aan andere ontvangers: verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, punt (c) van de AVG).

In bepaalde gevallen kunnen uw persoonlijke gegevens worden doorgegeven aan andere ontvangers: in individuele gevallen, tijdens het verwerken van een tip of als onderdeel van een intern onderzoek, kan het nodig zijn om informatie te delen met andere werknemers van Scania of TRATON Investigation Office. Als het onderzoek dit vereist, kan informatie worden gedeeld met dochterondernemingen van de TRATON GROUP in een land buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, op basis van passende garanties voor gegevensbescherming die zijn ontworpen om de betrokkenen te beschermen (bijvoorbeeld standaardclausules voor gegevensbescherming van de EU of andere uitzonderlijke afwijkingen overeenkomstig artikel 49 van de AVG).

In het geval van een overeenkomstige wettelijke verplichting of als Scania of een derde een legitiem belang heeft bij het onderzoeken van de informatie, zijn andere mogelijke categorieën ontvangers strafrechtelijke vervolgingsinstanties, antitrustautoriteiten, andere administratieve instanties, rechtbanken evenals internationale advocaten en accountants die door Scania of TRATON SE zijn ingeschakeld.

In bepaalde gevallen is Scania verplicht door de gegevensbeschermingswetgeving of de toepasselijke nationale wetgeving om de verdachten te informeren over de aanklachten die tegen hen zijn ingediend. Dit is wettelijk verplicht in gevallen waarin objectief kan worden vastgesteld dat het vrijgeven van informatie aan de verdachte geen nadelige gevolgen meer kan hebben voor het onderzoek in kwestie. Als u uw naam of andere persoonlijke gegevens bekend hebt gemaakt (niet-anonieme tip), zal uw identiteit als klokkenluider niet worden bekendgemaakt, voor zover dat wettelijk mogelijk is, en zullen er ook stappen worden ondernomen om ervoor te zorgen dat er geen conclusies kunnen worden getrokken over uw identiteit als klokkenluider.

Persoonlijke gegevens worden opgeslagen zolang dat nodig is voor het onderzoek en de daaropvolgende beoordeling, en daarnaast zolang we verplicht zijn om ze op te slaan op grond van nationale wettelijke, contractuele of wettelijke bewaartermijnen. Scania hanteert de volgende bewaarperioden:

1. Voor zaken die als ongegrond zijn afgesloten, worden de dossiers na één jaar na afronding van de zaak verwijderd;
2. Voor zaken die zijn onderzocht als 'Overige regelgevende overtredingen' worden de dossiers verwijderd na drie jaar na afronding van de zaak;
3. Voor zaken die zijn onderzocht als 'Ernstige regelgevingsovertredingen' worden de dossiers na zeven jaar na afronding verwijderd; en
4. Bij zaken die documenten bevatten over gerechtelijke procedures, worden de dossiers na elf jaar na het einde van de gerechtelijke procedure verwijderd.
   

Als er een wettelijke verplichting bestaat, kunnen bovengenoemde termijnen redelijkerwijs worden verlengd.

Nadat de melding is verwerkt, worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd in overeenstemming met de nationale wettelijke vereisten. Bij anonimisering wordt de verwijzing naar uw identiteit als klokkenluider permanent en onomkeerbaar verwijderd.

Naast het recht om te worden geïnformeerd over de gegevens die op u betrekking hebben en het recht om uw gegevens te laten rectificeren, hebt u ook het recht om te eisen dat uw gegevens worden gewist en dat de verwerking ervan wordt beperkt (blokkering), voor zover wettelijke bepalingen niet anders bepalen. Bovendien hebt u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Als we uw persoonlijke gegevens verwerken op basis van uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken met werking voor de toekomst. Uw intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verzameling en verwerking van uw naam op basis van uw toestemming tot dan toe, noch op de verwerking van uw naam op een andere rechtsgrondslag (bijvoorbeeld de wet of legitieme belangen). Als we uw gegevens al hebben bekendgemaakt aan autoriteiten of rechtbanken, moet u contact opnemen met deze autoriteiten om uw rechten te doen gelden. Indien nodig moeten we uw identiteit verifiëren voordat we uw aanvraag kunnen verwerken.

Als u van mening bent dat uw persoonlijke gegevens worden verwerkt op een manier die niet in overeenstemming is met de huidige regelgeving, meld dit dan zo snel mogelijk aan ons. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Data Protection Authority.

Om uw toestemming in te trekken (in geval van een tip die niet anoniem is) of om uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens uit te oefenen, gebruikt u Scania's contactformulier.

Informatie over het recht om op elk gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens op grond van artikel 21, lid 4, in combinatie met lid 1 van de AVG.

U hebt het recht om op elk gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonlijke gegevens die wij baseren op legitieme belangen of taken die worden uitgevoerd in het algemeen belang. Gebruik het contactformulier onder 'Verwerkingsverantwoordelijke en aanspreekpunt' om bezwaar aan te tekenen en de redenen hiervoor op te geven.

Aan de hand van de door u opgegeven redenen beoordelen we of we verplicht zijn uw gegevens te verwijderen vanwege uw bezwaar. Houd er rekening mee dat een verdere verwerking van uw persoonlijke gegevens noodzakelijk kan zijn ondanks uw bezwaar. Dit is het geval als dwingende legitieme gronden zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of als we juridische claims moeten instellen, uitoefenen of verdedigen. Wij informeren u over het resultaat van onze beoordeling.