Scanias etiske retningslinjer for leverandører

Scania anerkjenner grunnleggende at alle mennesker skal behandles med respekt og verdighet. Arbeidsgivere har en stor innvirkning på trivselen til sine ansatte og har derfor en stor forpliktelse overfor dem. Scania og dets leverandører har et ansvar for å respektere menneskerettighetene og for å gjennomføre korrigerende tiltak hvis det har forårsaket eller bidratt til brudd på menneskerettighetene. Arbeidsrettigheter er menneskerettigheter i jobbsammenheng, og som et ansvarlig og bærekraftig selskap har Scania høye standarder på dette området og forventer det samme fra sine leverandører. 

Ansatte skal velges ut, ansettes og støttes på grunnlag av kvalifikasjoner og evner. Leverandører skal ikke utøve noen form for diskriminering basert på kjønn, alder, religion eller annen tro, kaste, sosial bakgrunn, funksjonsevne, helse eller etnisk, nasjonal eller territoriell opprinnelse, nasjonalitet, språk, medlemskap i fagforeninger eller noen annen legitimert organisasjon, politisk tilhørighet eller mening, seksuell legning, kjønnsidentitet eller -uttrykk, familieansvar, sivilstatus, sykdom, graviditet eller andre forhold som kan gi opphav til diskriminering.

Leverandører skal respektere minoriteters, sårbare gruppers og lokalsamfunnets rett til anstendige levekår, inkludert retten til landområder, tilgang til vann og andre naturressurser samt retten til å utøve sin egen kultur

Leverandører skal forplikte seg til å skape en arbeidsplass som er fri for trakassering og skal fremme et sosialt og trygt miljø med respekt for individet. Leverandører skal sikre at de ansatte ikke utsettes for noen form for fysisk eller psykisk umenneskelig behandling, fysisk avstraffelse, trusler eller falske løfter. Leverandører skal gjøre sitt ytterste for å beskytte fysisk integritet og innføre hensiktsmessige tiltak for å sikre respekt for denne lovbeskyttede retten. Leverandører sikrer innenfor sitt ansvarsområde og gjennom leverandørkjeden at enhver innblanding i, inkludert medvirkning eller deltakelse i, kidnapping, tortur, drap eller lignende handlinger, er utelukket og at ingen fysisk avstraffelse skal brukes som en del av den disiplinære praksisen. I tillegg skal leverandørene, innenfor sitt eget ansvarsområde og gjennom leverandørkjeden deres, sikre at andre menneskerettighetsbrudd og overgrep, for eksempel seksuell vold, krigsforbrytelser eller andre brudd på internasjonal humanitær lov, forbrytelser mot menneskeheten eller folkemord, er forbudt. 

Leverandører bør utvikle og fremme en inkluderende kultur der mangfold verdsettes. Mangfold skal fremmes blant alle de ansatte og på alle hierarkiske nivåer, særlig, men ikke begrenset til, kjønns-, alders-, kulturelt, etnisk og religiøst mangfold.

Leverandører skal sikre at alle ansatte kan bidra fullstendig og realisere sitt fullverdige potensiale samt sikre en sunn balanse mellom arbeid og fritid. Leverandører bør fremme arbeid med forretningspartnere av ulik bakgrunn som administreres eller eies av minoritetsgrupper eller kvinner. 

Leverandører skal prioritere beskyttelsen av mennesker når de utfører sikkerhetsoperasjoner, og forventes å sikre at igangsetting eller utplassering av sikkerhetsstyrker ikke leder til brudd på menneskerettighetene. Sikkerhetsstyrker bør verne om helse, liv og lemmer samt retten til å organisere seg og til organisasjonsfrihet, og avstå fra all tortur og umenneskelig eller nedverdigende behandling. Leverandører skal ikke, direkte eller indirekte, støtte private eller offentlige sikkerhetsstyrker som ulovlig utøver kontroll over gruveområder, transportruter og interessenter lenger opp i leverandørkjeden. Leverandører bør overholde de frivillige prinsippene for trygghet og menneskerettigheter som er fastsatt av Voluntary Principles-initiativet, hvis det er aktuelt.

Leverandører skal sikre at de ikke deltar i noen form for tvangsarbeid, obligatorisk arbeid, menneskehandel, moderne slaveri eller ikke-frivillig arbeid i henhold til ILO 29-konvensjonen om tvangsarbeid og ILO 105-konvensjonen om avskaffelse av tvangsarbeid. Dette inkluderer alt arbeid eller alle tjenester som kreves av enhver person under trusselen om straff og som den gjeldende personen ikke har tilbudt frivillig, med unntak av det som fremkommer av i ILO 29 og den internasjonale konvensjonen om sivile og politiske rettigheter. Leverandører forventes å arbeide proaktivt mot og forsøke å eliminere tvangsarbeid og opptre med særlig forsiktighet når de rekrutterer arbeidsinnvandrere og uformelle arbeidere, både direkte og indirekte.

Leverandører skal ikke villede eller bedra potensielle ansatte om arbeidets art, og ansatte skal aldri være pålagt å betale leverandøren eller agenten noen avgifter eller kostnader for uniformer, personlig verneutstyr eller andre utgifter som kreves for å bli ansatt og beholde stillingen. Hvis det oppdages tilfeller av bruk av denne typen gebyrer eller utgifter, skal de tilbakebetales umiddelbart.

Leverandører skal ikke på noe tidspunkt holde tilbake de ansattes originale identifikasjon, reisedokumenter eller på annen måte begrense de ansattes bevegelsesfrihet eller kreve at ansatte benytter seg av overnattingsfasiliteter som er organisert av bedriften.

Leverandører skal gi alle ansatte en skriftlig kontrakt på et språk som de forstår. Innholdet bør også forklares muntlig i klare og forståelige termer. Kontrakten skal fastslå ansettelsens frivillige art på tydelig vis og inneholde en fremgangsmåte for å si opp arbeidsforholdet. Leverandører skal kun ansette arbeidere som har lov til å arbeide i mottakerlandet.

Barnearbeid godtas ikke, og leverandørene forventes å jobbe proaktivt mot og forsøke å eliminere barnearbeid. Leverandøren skal ikke, direkte eller indirekte, ansette barn under minimumsalderen på 15 år, med mindre unntakene som fremkommer av ILO 138 minstealderskonvensjonen (artikkel 6, 7) gjelder.

Leverandører skal sørge for at forbudt barnearbeid og utnyttelse av barn, inkludert de verste formene for barnearbeid i henhold til ILO 182-konvensjonen om verste former for barnearbeid, ikke forekommer. Leverandører bør ha retningslinjer for barnearbeid og en elimineringsplan for barnearbeid. Hvis det oppdages at et barn utfører arbeid i Scanias leverandørkjede, deles ansvaret for å identifisere tiltak for å sikre beskyttelsen av det berørte barnet mellom Scania og de involverte leverandørene. Det er av største betydning å alltid beskytte disse barna mot å bli tvunget til en mer skadelig arbeidsform som f.eks. prostitusjon eller narkotikasmugling.

Leverandører skal sikre at lovlige, unge arbeidstakere under 18 år ikke jobber overtid eller om natten og at de er beskyttet mot arbeidsforhold som er skadelige for helsen, sikkerheten, moralen eller utviklingen deres.

Leverandører bør tilby rettferdige lønninger på et nivå som er tilstrekkelig for å gi de ansatte og familiene deres et anstendig levebrød, for å sikre at de kan dekke de grunnleggende behovene sine og oppnår et visst skjønnsmessig inntektsnivå. Disse lønningene og fordelene skal overholde det som er høyest av statlige eller industrielle regler for standard minstelønn eller lønn som er avtalt under en tariffavtale. Lønn og fordeler skal utbetales i tide, regelmessig og på en transparent måte.

Lønnsnivået skal reflektere ferdighets- og kvalifikasjonsnivået og skal referere til vanlig arbeidstid. Overtid skal kompenseres med en høyere overtidssats.

Leverandører skal ikke tilbakeholde betalinger, pålegge bøter eller foreta noen trekk i lønninger, med mindre det er foreskrevet av lov eller fastsatt i en tariffavtale.

Leverandører skal sørge for at en vanlig arbeidsuke for arbeiderne ikke overstiger 48 timer, i samsvar med ILO 1- konvensjonen om arbeidstimer. I kortere perioder der akutte situasjoner oppstår er frivillig overtid tillatt, men den totale arbeidstiden skal likevel ikke overstige 60 timer per uke og ansatt. Leverandører skal gi arbeidstakerne rett til faste pauser i arbeidsdagen, årlig betalt ferie og retten til minst én fridag hver syvende dag, med mindre Scanias etiske retningslinjer for leverandører Versjon 2: 20230501 Side 4 av 14 unntak er definert i tariffavtalen. For klarhet, hvis lokal lovgivning og/eller gjeldende tariffavtaler gir større fordeler for de ansatte enn de ovennevnte, skal disse lovene eller tariffavtaler overholdes, slik det er angitt ovenfor. 

Leverandører skal respektere de ansattes grunnleggende rettigheter til å fritt, frivillig og uten innblanding etablere og slutte seg til, eller avstå fra å melde seg inn i, fagforeninger og ansatterepresentasjon etter eget valg, og til å bedrive kollektiv forhandling. Denne retten omfatter muligheten til å velge en organisasjon som representerer interessene deres på arbeidsplassen, samt retten til å streike. I land der denne retten er begrenset av lokal lovgivning, bør alternative legitime alternativer for ansattes deltakelse og tilknytning støttes. Leverandører skal ha en organisert måte å føre en meningsfull sosial dialog med tillitsvalgte for de ansatte på.

Leverandører skal overholde forbudet mot ulovlig utkastelse og forbudet mot ulovlig fratakelse av landområder, skog og vann i oppkjøpsfasen, under utbygging eller ved annen bruk av land, skog og vann.

Leverandører skal ikke tolerere eller delta i noen former for trusler, avskrekkelse, fysiske eller juridiske angrep mot menneskerettighetsforkjempere, inkludert, men ikke begrenset til, fagforeningsrepresentanter og miljøforkjempere.

Leverandører skal utøve due diligence i samsvar med de relevante delene av OECDs Due Diligence-veiledning eller tilsvarende prosesser gjennom hele deres leverandørkjede for mineraler. Dette inkluderer implementering av retningslinjer og tiltak for å identifisere risikoer og iverksette egnede tiltak for å sikre at mineralene som brukes ikke direkte eller indirekte under utvinningen, transporten, handelen, håndteringen eller eksporten av disse mineralene finansierer eller kommer ikke-statlige væpnede grupper til gode eller bidrar til alvorlige brudd på menneskerettighetene, inkludert, men ikke begrenset til, barnearbeid, tvangsarbeid og slaveri.

Dette omfatter også en kontinuerlig innsats fra leverandørene for å forbedre åpenheten oppover i leverandørkjeden, som strekker seg tilbake til utvinningen av råmaterialer. Informasjon om smelteverk eller raffinerier for mineraler som benyttes av leverandører eller underleverandører, må utleveres til Scania på forespørsel. Leverandører skal kun bruke råvarer fra smelteverk eller raffinerier som oppfyller kravene i OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas, slik det vurderes av Responsible Mineral Initiative (RMI) eller lignende organisasjoner. Leverandører skal innføre hensiktsmessige og tilstrekkelige tiltak for å utelukke råvarer som er utvunnet fra dyphavsgruvedrift i leverandørkjeden deres.

Scania mener at et sunt og trygt arbeidsmiljø er avgjørende for trivselen til de ansatte. Scania mener også at det å ta godt vare på de ansatte bidrar til en bærekraftig organisasjon og leder til forbedringer innen kvalitet, produktivitet og lønnsomhet. Leverandører skal alltid overholde gjeldende lovgivning som omhandler helse, sikkerhet og brannforebygging. 

Leverandører skal sikre at en systematisk prosess er på plass for å identifisere, evaluere, overvåke, kontrollere og prioritere utelukking av arbeidstilknyttede risikoer for helse og fare, samt forbedre yrkesrelatert helse, sikkerhet og brannvern. Det er viktig at denne prosessen også omfatter konsultasjoner med og deltakelse fra de ansatte for å sikre flere ulike perspektiver og utnytte kunnskapen og erfaringen blant de ansatte. Leverandører skal sørge for velegnede og trygge fasiliteter som er tilpasset formålet med arbeidet som utføres. De ansatte skal alltid ha retten til å motsette seg utrygt arbeid og melde inn slike situasjoner uten konsekvenser.

Leverandører skal sørge for at de ansatte har velegnet personlig verneutstyr, maskin- og sikkerhetsutstyr samt instruksjoner om riktig bruk lett tilgjengelig. Disse instruksjonene skal kommuniseres til, og forstås av, de ansatte det gjelder.

Ved arbeidsrelaterte helsefarer, for eksempel pandemier, skal leverandørene iverksette alle nødvendige tiltak for å beskytte sine ansatte og selskapet. Derfor må alle tiltak som pålegges av lokale myndigheter observeres og følges i sin helhet.

Leverandører skal identifisere risikoer for ulykker for å redusere sjansen for, forhindre og/eller begrense skaden. Det skal utarbeides og implementeres beredskapsplaner for hver situasjon. Alle ansatte skal informeres om risikoer i eget arbeid, hvordan disse kan unngås og hvordan de ansatte skal opptre i ulike typer krisesituasjoner som kan oppstå.

Leverandører skal inneha et fullstendig operativt brannslokkingsutstyr, nødutganger, rømningsveier, førstehjelpsutstyr, beredskapsplaner, møtepunkter, alarmprosedyrer og skilting som er lett synlig og i tilstrekkelig antall i hele anlegget.

Leverandører skal sørge for at det alltid finnes ansatte tilstede på arbeidsplassen som har opplæring innen forebygging av arbeidsrelaterte helseplager, førstehjelp, brannsikkerhet og krisehåndtering, tydelig og synlig merket. Responsen på ulike typer krisesituasjoner skal øves på regelmessig. 

Leverandører skal ha rapporteringssystemer og prosedyrer for å undersøke og iverksette tiltak med hensyn til alle ulykker, nestenulykker og utrygge situasjoner. Ledere og ansatte skal inneha kunnskap om ulykker og nestenulykker, forstå betydningen av forebyggende arbeid og korrektive tiltak og praktisere det i det daglige arbeidet. Leverandører skal også jobbe for å forbedre målene mot KPI-er. Dersom en ulykke inntreffer skal det gis førstehjelp og medisinsk hjelp.

Leverandører skal sørge for tilstrekkelig store, rene og trygge fasiliteter, inkludert spiserom, mulighet for oppbevaring av mat, garderober og pauseområder. Ansatte skal alltid ha tilgang til rent drikkevann og toaletter. Kvinnelige arbeidere bør ha tilgang til egne toaletter der det er mulig.

Dersom arbeidets art krever overnattingsmuligheter for de ansatte, skal det sikres tilstrekkelig god plass, godt renhold og sikkerhet. De ansattes tilgang til disse skal ikke begrenses uhensiktsmessig.

Leverandøren skal identifisere risikoer knyttet til belastningsergonomi og vurdere de ansattes eksponering for dette. Belastningsergonomi omfatter forhold som kan påvirke muskler og ledd i menneskekroppen, for eksempel arbeidsstilling, repetitive bevegelser, fysisk belastning og løftestillinger. De ansatte bør delta under planlegging eller omorganisering av arbeidsplassen.

Leverandører skal ha et funksjonelt samarbeid mellom de ansatte og lederne for å kontinuerlig jobbe mot å forbedre helse og sikkerhet på arbeidsplassen. Leverandører bør ha helse- og sikkerhetskomiteer med representanter fra de ansatte for å håndtere spørsmål knyttet til helse og sikkerhet, selv der dette ikke er lovpålagt.

Alle mennesker, og særlig bedrifter, har et ansvar for å beskytte planeten vår for de fremtidige generasjonene. Scania og dets leverandører bør til enhver tid etterstrebe å forbedre den miljømessige ytelsen til produktene og tjenestene deres, samt redusere forbruket av naturressurser. Leverandører er pålagt å inneha grundig kunnskap om deres egne miljøutfordringer og bør alltid etterstrebe å velge alternativer som gir en mindre miljøbelastning. Leverandører bør også kjenne til og etterleve Scanias retningslinjer for miljø, som er tilgjengelig på www.scania.com.

I tråd med Paris-avtalen skal leverandørene identifisere, måle og fastsette mål for Scope 1, 2 og 3 (fortrinnsvis i tråd med Science Based Targets-metodikk hvis aktuelt) for å redusere utslipp av drivhusgasser gjennom hele verdikjeden. Videre bør leverandører velge fornybare energikilder og fornybare samt resirkulerte materialer og/eller lavkarbonmaterialer så langt det lar seg gjøre.

Leverandører som leverer produkter til Scania skal på forespørsel utlevere informasjon på produktnivå knyttet til det samlede energiforbruket i MWh og karbonutslippet i tonn (Scope 1, 2 og 3) slik at Scania kan forbedre indikatorene for miljøytelse for produktene sine.

Scania har identifisert fire hotspot-materialer/-komponenter som står for størstedelen av utslippet i Scanias leverandørkjede, dvs. batterier, stål, aluminium og støpejern, og har utviklet bestemte krav til disse. Leverandører skal overholde de bestemte kravene for dekarbonisering slik de er beskrevet i den nyeste versjonen av de respektive spesifikasjonene for hotspot-materialer. Disse kravene er hovedsakelig knyttet til bruken av fossilfri elektrisitet, resirkulerte materialer og/eller lavkarbonteknologier. De nyeste versjonene av disse hotspotkravspesifikasjonene er alltid tilgjengelige via Scanias leverandørportal.

Leverandører skal ikke forårsake skadelig jordforurensning, vannforurensning, luftforurensning, skadelig støyforurensing eller overdrevent vannforbruk som kan føre til vesentlig svekkelse av det naturlige grunnlaget for matproduksjon, tilgangen til drikkevann eller menneskers helse. Leverandører skal kontrollere og iverksette tiltak for å redusere forbruket av energi, vann, råvarer og emballasje.

Leverandører skal iverksette hensiktsmessige og tilstrekkelige tiltak for å unngå avfall, fremme gjenbruk og gjenvinning av ressurser samt trygge, miljøvennlige deponier for restavfall, kjemikalier og spillvann. Denne typen tiltak kan særlig brukes innen utviklingsaktiviteter, produksjon, produktlevetid og påfølgende gjenvinning ved produktslutt så vel som innen andre aktiviteter. Dermed overholder leverandørene internasjonale avtaler om transport av farlig avfall over landegrenser, særlig Basel-konvensjonen av 22. mars 1989 for kontroll med forflytning og deponi av farlig avfall over landegrenser, samt tilsvarende gjeldende implementeringsregler på nasjonalt og overnasjonalt nivå.

Såfremt det er teknisk mulig og økonomisk rimelig, bør leverandørene bruke sekundære materialer i prosessene sine. Leverandører bør vite prosentandelen resirkulert innhold i produktene deres og gjøre denne informasjonen tilgjengelig for Scania på forespørsel.

Leverandører bør etterstrebe å oppnå og fremme sirkulære systemer i tillegg til å følge disse prinsippene. Dette kan vanligvis oppnås ved å gjenbruke materialer, optimalisere levetiden til produktene og forbedre utnyttelsen av disse

Leverandører skal iverksette hensiktsmessige tiltak for å unngå eller avstå fra å bruke stoffer og materialer som har uønskede effekter for miljø eller helse (for eksempel stoffer som er kreftfremkallende, genmanipulerende eller skadelige for reproduksjon) innenfor rammeverket av respektiv gjeldende lovgivning og med behørig hensyn til gjeldende forskrifter fra Scania. Leverandører skal alltid overholde Scanias standarder som begrenser kjemiske stoffer, disse er tilgjengelige via Scanias leverandørportal.

Leverandører skal handle i samsvar med kravene i internasjonale konvensjoner og andre juridiske instrumenter knyttet til produksjon, bruk, håndtering og deponi av visse stoffer (særlig inkludert kravene i Minamata-konvensjonen av 10. oktober 2013 om kvikksølv og Stockholm-konvensjonen av 23. mai 2001 om persistente organiske miljøgifter (POP-er)) samt tilknyttet gjeldende lovgivning på nasjonalt og overnasjonalt nivå. Leverandører skal merke kjemikalier som brukes i henhold til Globally Harmonized System of Classification and Labelling of Chemicals (GHS) eller, i europeiske land, forordningen for klassifisering, merking og pakking (CLP).

Leverandører skal ha implementert metoder, prosedyrer og utstyr for å introdusere, håndtere, merke og lagre kjemikalier på en trygg måte for å minimere den negative påvirkningen på mennesker og miljøet. Leverandører skal arbeide aktivt for å begrense og regulere antallet kjemiske produkter og velge kjemikalier med lavest mulig risiko for helse og miljø. Leverandører skal alltid utføre risikovurderinger og iverksette tiltak for å minimere eventuell negativ påvirkning på mennesker og miljø før nye kjemikalier introduseres. Ansatte som jobber med risikokjemikalier skal alltid ha oppdaterte og lett tilgjengelige instruksjoner samt spesialopplæring om risikohåndtering og beredskap.

Leverandører skal gjennomføre hensiktsmessige og tilstrekkelige tiltak for å minimere vannforbruket på sine lokaliteter og/eller gjennom sine egne leverandørkjeder med prioritering av vannstressede regioner. Retten til vann skal respekteres til enhver tid. Leverandører som leverer produkter til Scania bør på forespørsel fremlegge informasjon om det totale forbruket av ferskvann på produktnivå.

Egnede tiltak kan særlig omfatte de som tar sikte på å effektivt redusere, gjenbruke og resirkulere vann med ansvarlig og effektiv behandling av spillvannutslipp for å beskytte miljøet og forbedre den generelle vannkvaliteten. Leverandører skal, der det er nødvendig, jobbe for å sikre at personer som berøres av virksomheten deres har tilgang til trygt, akseptabelt og rimelig vann i tilstrekkelige mengder til personlig bruk.

Vernet av det naturlige økosystemet, og særlig vernet av truede habitater for ville dyr og bærekraftig bruk av naturressurser, skal sikres. Leverandører skal jobbe for å sikre at leverandørkjedene ikke omfatter deltakelse i avskoging og nedbygging i samsvar med gjeldende lovverk og internasjonale forskrifter for biologisk mangfold. Disse internasjonale forskriftene omfatter for eksempel resolusjonene og anbefalingene om biologisk mangfold fra Center for Biological Diversity (CBD) og World Conservation Union (IUCN). Leverandører bør støtte og fremme en etisk og human behandling av dyr.

Scania forplikter seg til å drive en etisk forretningsvirksomhet som er i samsvar med lovverk og krav, og det samme gjelder leverandørene deres. Forholdet mellom Scania og dets leverandører skal være pålitelig og utføres på en etisk måte, og Scania forventer det samme fra sine leverandører med tanke på deres respektive leverandører og andre forretningspartnere.

Leverandører skal sørge for at personopplysninger blir behandlet (opprettet, innhentet, brukt, delt, lagret, slettet etc.) i samsvar med gjeldende databeskyttelseslovgivning (f.eks. EU GDPR) og Scanias instruksjoner. Hensiktsmessige tekniske og organisatoriske tiltak skal iverksettes for å sikre tryggheten til personopplysninger. 

Scania støtter nasjonal og internasjonal innsats for å bekjempe korrupsjon og avviser all korrupt forretningspraksis. Leverandører skal avvise og forhindre alle former for korrupsjon. Leverandører skal sørge for at deres ansatte, underleverandører og andre representanter ikke gir, tilbyr eller mottar bestikkelser, returprovisjoner, tilretteleggingsbetalinger, uakseptable donasjoner eller andre utillatelige betalinger eller utilbørlige fordeler til eller fra kunder, leverandører, offentlig ansatte eller andre forretningspartnere, og skal ikke handle på noen uredelig måte.

Scania krever at leverandørene overholder gyldige og gjeldende lovverk om konkurranse og antitrust. Særlig skal leverandører ikke inngå konkurransebegrensende avtaler med konkurrenter, leverandører, kunder eller andre tredjeparter og skal ikke misbruke en dominerende posisjon i markedet. 

Personlige interesser eller relasjoner skal ikke påvirke leverandører i beslutningsprosessen, kun objektive og faktabaserte kriterier kan benyttes.

Leverandører skal ikke tilby Scania-ansatte eller noen annen forretningspartner upassende fordeler, verken direkte eller indirekte, i form av gaver, gjestfrihet eller invitasjoner med hensikt om å urimelig påvirke dem. De skal heller ikke be om eller akseptere denne typen fordeler.

Leverandører skal overholde alle gjeldende lovverk for import og eksport av varer, tjenester og informasjon. Videre skal de respektive gjeldende sanksjonslistene overholdes.

Leverandører skal sørge for at alle skatter, avgifter og godtgjørelser som påløper i forbindelse med gruvedrift, handel og eksport av mineraler i konflikt- og høyrisikoområder dekkes i samsvar med gjeldende relevant lovverk. 

Leverandører skal kun opprette forretningsforbindelser med forretningspartnere som har god integritet. De skal sikre at gjeldende lover og forskrifter mot hvitvasking av penger og finansiering av terrorisme ikke brytes. Bruk av betaling i form av kontanter er forbudt over en viss sum i henhold til gjeldende lovverk. Leverandører skal ikke kreve betaling i kontanter fra Scania. 

Leverandører skal respektere immaterielle rettigheter og beskytte tilknyttet informasjon.

Leverandører skal sørge for at sensitiv informasjon (f.eks. forretningshemmeligheter) innhentes, behandles, lagres og slettes på en forsvarlig og lovlig måte. Leverandører skal håndheve den samme graden av forpliktelse overfor sine ansatte. Sensitiv informasjon skal ikke overføres til en tredjepart eller gjøres tilgjengelig i noen annen form uten nødvendig autorisasjon og skal beskyttes i denne sammenhengen.

Krav til personvern og datasikkerhet er avgjørende for bruken av kunstig intelligens (KI). Leverandører skal sørge for at all utvikling som benytter seg av KI er underlagt gjeldende lover og regler. KI-systemer skal lages slik at de er pålitelige og uten noen form for diskriminering. Kontrollen over KI-applikasjoner skal alltid ligge hos mennesker.

En hensynsfull, strukturert, kunnskapsrik og engasjert ledelse som gir organisasjonen effektive administreringssystemer danner grunnlaget for en bærekraftig virksomhet. Verdiene til Scanias etiske retningslinjer for leverandører skal integreres i den daglige driften. Ledelsen skal identifisere, vurdere, kommunisere og gi organisasjonen opplæring innen juridiske og andre krav for å sikre etterlevelse.

Alle leverandører skal ha en bedriftserklæring, for eksempel etiske retningslinjer, som er i tråd med Scanias etiske retningslinjer for leverandører. Denne bedriftserklæringen skal være tydelig og synlig på språk som forstås av de lokale ansatte i alle bedriftsanlegg.

Leverandører bør ha en bærekraftsrepresentant eller lignende som rapporterer til toppledelsen. Bærekraftsrepresentanten bør utvikle og implementere bærekraftsmål og -tiltak i bedriften og sikre at Scanias etiske retningslinjer for leverandører overholdes. 

Leverandører skal utvikle, implementere og opprettholde en opplæringsplan for de ansatte. Opplæringen bør skreddersys til hver enkelt for å sikre at hver ansatt utstyres med riktig kompetanse og kunnskap knyttet til arbeidsoppgavene de skal utføre.

For å støtte leverandørene våre i overholdelsen av kravene til bærekraft, tilbyr Volkswagen-gruppen ulike opplæringsformater gratis som ligger på www.vwgroupsupply.com. Deltagelsen i disse kursene er obligatorisk for visse leverandører, avhengig av hva som defineres ved hjelp av en risikoanalyse. Leverandører kan fritas fra obligatorisk deltakelse i denne typen opplæring dersom de kan bevise at de allerede har deltatt i tilsvarende opplæring gjennom en tredjepart.

Leverandører er ansvarlige for å sikre overholdelse av kravene som er angitt i Scanias etiske retningslinjer for leverandører i deres egen leverandørkjede. Leverandører skal gjennomføre revisjoner av leverandørkjedene sine etter ønske fra Scania. Eventuelle avvik som oppdages i leverandørens leverandørkjede skal evalueres og rettes innen rimelig tid og uten noen ekstra kostnader for Scania.

Leverandører skal registrere informasjon om deres forretningsaktiviteter, arbeidsmetoder, helse og sikkerhet samt miljøpraksiser. Denne typen informasjon skal gis på etterspørsel fra Scania, i den grad utleveringen ikke bryter med rettslige krav. For å identifisere og redusere bærekraftsrisikoer i leverandørkjeden, skal leverandører på forespørsel utlevere informasjon om leverandørkjedene sine til Scania som kreves for at Scania skal kunne oppfylle sine juridiske forpliktelser. Leverandører skal pålegge sine leverandører tilsvarende opplysningsplikt, som de igjen er pålagt å videreformidle til sine leverandører.

Dette kan for eksempel kreve at leverandører offentliggjør leverandørkjeden sin til Scania, hele veien tilbake til materialets opprinnelse (inkludert flaskehalser som smelteverk og raffinerier) og at de fremlegger bevis på ledelsessystemer eller tredjepartsverifikasjoner som viser prosesser som forhindrer eller reduserer bærekraftsrisikoer i leverandørkjeden.

Alle leverandører skal implementere ledelsessystemer.

Leverandører som drifter produksjonssteder med mer enn 100 ansatte, skal oppnå sertifisering i henhold til den internasjonale standarden ISO 14001 eller EMAS-forordningen i EU. For tjenesteleverandører anbefaler Scania den internasjonale standarden ISO 14001.

Leverandører som har produksjonssteder med mer enn 1000 ansatte skal oppnå sertifisering i henhold til den internasjonale standarden ISO 45001 eller tilsvarende standard. Leverandører med mindre enn 1000 ansatte på sine lokasjoner bør implementere interne ledelsessystemer eller, der det er tilgjengelig, nasjonale/sektorspesifikke sertifiseringer. 

Alle leverandører skal utvikle og implementere egnede klagemekanismer for bedriften deres som gjør det mulig å ta opp bekymringer og/eller klager knyttet til forretningsetikk, menneskerettigheter og/eller miljø, anonymt av både egne ansatte og andre potensielt berørte personer, konfidensielt og uten frykt for gjengjeldelse. Klagekanalen bør utvikles basert på effektivitetskriteriene i FNs veiledende prinsipp 31 og dekke både leverandørens egen virksomhet og leverandørkjeden.

Scania forbeholder seg retten til å verifisere overholdelsen av bærekraftskravene regelmessig, tilfeldig eller ved bestemte hendelser og benytte egnede og tilstrekkelige midler før inngåelsen av en ny kontrakt, og gjennom hele forretningsforholdet.

Dette kan for eksempel gjøres ved hjelp av en risikovurdering av de aktuelle leverandørenes ansvarsområde, en egenvurdering fra leverandøren og/eller ved å sette inn eksperter lokalt (vurdering på stedet). En vurdering på stedet av denne arten utføres kun sammen med representanter for leverandøren i normal arbeidstid og i samsvar med gjeldende lovverk, særlig med hensyn til databeskyttelse. Leverandøren skal iverksette passende og tilstrekkelige tiltak som gir Scania retten til å gjennomføre lignende vurderinger av deres leverandører hvis dette er nødvendig for å oppfylle juridiske eller kontraktsmessige forpliktelser.

Dersom bærekraftsrisikoer identifiseres under vurderinger før en kontrakt inngås, skal eventuelle tiltak som følge av vurderingen være bindende i kontrakten som inngås. Ved inngåelse av kontrakten forplikter leverandøren seg i dette tilfellet til å vurdere eventuelle kjente brudd eller overhengende fare for brudd på bærekraftskravene i sitt eget forretningsområde eller i leverandørkjeden sin innen rimelig tid og til å rette opp i denne typen mislighold uten ekstra kostnader for Scania.

Funnene i vurderingene av overholdelse av bærekraftskravene før kontrakten inngås, utgjør et kriterium som er relevant for inngåelsen av kontrakter.

Hvis et brudd på disse bærekraftskravene fra leverandøren har oppstått eller det er overhengende fare for dette, har Scania rett til å gjennomføre raske og egnede tiltak for å forhindre, stanse eller minimere omfanget av denne typen brudd. Leverandøren skal i dette tilfellet gjennomføre alle nødvendige tiltak for å forhindre, stanse eller minimere omfanget av denne typen brudd.

Leverandøren skal delta i ett eller flere opplæringsformater fra Scania eller Volkswagen Group, forutsatt at deltakelse i opplæringen kan føre til at bruddet rettes eller minimeres.

Hvis bruddet er av en slik art at det ikke kan korrigeres i overskuelig fremtid, skal leverandøren utarbeide og implementere en plan (inkludert en spesifikk tidsplan) for å stanse eller minimere bruddet uten unødig forsinkelse. Hvis loven krever det, skal Scania involveres på passende måte under utarbeidelsen av planen.

Hvis det er vesentlige grunnlag (underbygget informasjon) for å tro at en menneskerettighets- eller miljøforpliktelse kan ha blitt brutt oppstrøms i leverandørkjeden (hos direkte leverandører til Scania), skal leverandøren uten ubegrunnede forsinkelser:

1. Delta i en risikoanalyse utført av Scania,
2. Implementere hensiktsmessige forebyggende tiltak med hensyn til den respektive leverandøren, og
3. Støtte Scania på en passende måte under utarbeidelsen og implementeringen av en plan for å forhindre, stanse eller minimere bruddet.

Andre konsekvenser:

Hvis en leverandør bryter med eller ikke overholder bærekraftskravene, forbeholder Scania seg retten til å ta egnede skritt for å opprettholde sine rettigheter, for eksempel:

• Be om implementering av forbedrende tiltak
• Verifisere avdekkede forbedringer/tiltak
• Ekskludere leverandøren fra nye bestillinger, og
• Avslutte kontrakten opp til ekstraordinært opphør

Scania kan gå bort fra utøvelse av oppsigelsesretten sin dersom leverandøren på en troverdig måte kan bekrefte og bevise at den umiddelbart har iverksatt motvirkende tiltak for å forhindre lignende brudd i fremtiden. 

Uredelighet skal avdekkes på et tidlig tidspunkt, håndteres og rettes uten opphold. Det betyr at samtlige må kjenne til alle etterlevelsesforskrifter, og være oppmerksomme på og klare til å melde om potensielle alvorlige brudd på reglene ved konkret mistanke.

Dette kan gjøres via e-postadressen supplier.sustainability@scania.com eller anonymt via Scanias Whistleblower System. Ytterligere informasjon og kanaler for rapportering er tilgjengelig på www.scania.com.

Scania verdsetter relevante, og også anonyme, tips fra leverandører, kunder og andre tredjeparter. Dersom det oppdages spesifikke indikasjoner på potensiell uredelighet blant ansatte i Scania, en leverandør eller en underleverandør, gir Scania alle interessenter muligheten til å rapportere denne typen potensiell uredelighet gjennom Scanias Whistleblower System.

Scanias Whistleblower System baserer seg på grunnleggende prinsipper, f.eks. beskyttelse av varsleren og varslerens rett til anonymitet, samt antakelsen om uskyld og rettferdighet under etterforskningen overfor mistenkte personer. Informasjonen som mottas via Scania Whistleblower System blir behandlet med høyeste grad av konfidensialitet.

Leverandører skal ikke hindre ansatte i å bruke klagesystemene som er opprettet av Scania. Særlig skal ikke leverandørene foreta noen handlinger som forhindrer, blokkerer eller hindrer tilgangen til fremgangsmåten for klaging. Leverandører forplikter seg til å overføre forpliktelsene angitt i setning 1 og 2 til sine underleverandører og sørge for at forpliktelsene formidles videre gjennom leverandørkjeden.